Ein gutes CMS fällt nicht auf. Es funktioniert, ohne Aufmerksamkeit zu verlangen. Marketing- und Redaktionsteams sollten sich nicht mit ihrem System, sondern mit Inhalten, Kampagnen und Wirkung beschäftigen.
Kritisch wird es erst in dem Moment, in dem das CMS beginnt, diese Arbeit zu beeinflussen. Wenn technische Einschränkungen Entscheidungen lenken, wenn einfache Änderungen unverhältnismäßig aufwendig werden oder wenn neue Anforderungen nicht mehr sauber abbildbar sind. Dann ist das CMS nicht plötzlich „schlecht“ geworden – sondern passt nicht mehr zur Realität des Unternehmens.
Wenn einfache Änderungen unverhältnismäßig teuer werden
Ein erstes klares Signal ist, dass alltägliche Anpassungen nicht mehr selbstverständlich sind. Inhalte, die eigentlich schnell geändert oder erweitert werden sollten, landen in Tickets, Abstimmungsschleifen oder technischen Diskussionen. Kampagnen werden um Systemgrenzen herum geplant, nicht um Zielgruppen oder Inhalte. Spätestens dann bestimmt das CMS die operative Realität – und nicht mehr das Marketing.
Besonders deutlich wird das, wenn neue Anforderungen hinzukommen, die vorher keine Rolle gespielt haben: zusätzliche Kanäle, neue Märkte, personalisierte Inhalte oder regulatorische Vorgaben. Wenn solche Anforderungen zwar fachlich klar sind, sich aber nur mit großem Aufwand oder gar nicht mehr umsetzen lassen, limitiert das CMS nicht einzelne Maßnahmen, sondern die Weiterentwicklung insgesamt.
Wenn Marketing und IT nicht mehr am selben System arbeiten
Ein weiteres Warnsignal ist das schleichende Auseinanderdriften von Marketing und IT. Wenn Redaktionen sich ständig eingeschränkt fühlen und die IT jede Änderung als potenzielles Risiko betrachtet, fehlt dem CMS eine klare Trennung von Verantwortung. Moderne Systeme ermöglichen redaktionelle Freiheit bei gleichzeitig stabiler Architektur. Fehlt diese Balance, ist das kein organisatorisches Problem, sondern ein strukturelles.
Oft kommt hinzu, dass Redakteure seit Jahren mit schlechten Workflows, geringer Usability oder unnötiger Komplexität leben. Häufige Ausfälle, instabile Performance oder langsame Contentauslieferung werden zur Normalität erklärt, obwohl sie es nicht sein sollten. Ein CMS, das die tägliche Arbeit erschwert, kostet über Zeit mehr, als es rechtfertigen kann.
Wenn Integration zur Vermeidungsstrategie wird
Viele Unternehmen merken erst spät, dass ihr CMS zur Integrationsbremse geworden ist. Essentielle Tools für Analytics, Personalisierung, DAM oder KI werden nicht danach ausgewählt, was fachlich sinnvoll wäre, sondern lediglich nach ihrer Anbindbarkeit. Statt einer klaren Plattform-Architektur entsteht ein Geflecht aus Sonderlösungen, Workarounds und Abhängigkeiten.
Besonders problematisch wird es, wenn neue Anforderungen zwar absehbar sind, aber im bestehenden System praktisch nicht mehr sauber umgesetzt werden können – weder technisch noch wirtschaftlich. In solchen Fällen wird Integration nicht mehr gestaltet, sondern vermieden. Das ist ein deutliches Zeichen dafür, dass die Plattform ihre Grenzen erreicht hat.
Wenn KI nur neben dem CMS existiert
Ein modernes CMS muss heute mehr leisten als Inhalte verwalten. Wenn KI lediglich als externes Tool genutzt wird, ohne sinnvoll in redaktionelle Workflows, Content-Strukturen oder Ausspielungslogiken integriert zu sein, fehlt dem System ein zentrales Zukunftselement. Dann geht es nicht um einzelne Features, sondern um die grundsätzliche Frage, wie Content künftig entsteht, bewertet und genutzt wird.
Wenn die Zukunft des Systems unklar wird
Ein häufig unterschätztes Signal ist der Blick auf den Hersteller selbst. Unklare oder wenig belastbare Roadmaps, stagnierende Weiterentwicklung oder ein schrumpfendes Ökosystem im Markt sind ernstzunehmende Alarmsignale. Spätestens mit dem angekündigten End-of-Life einer Version – oder des gesamten Produkts – wird aus einer schleichenden Schwäche eine konkrete Entscheidungssituation.
Ein neues CMS muss in solchen Fällen kein radikaler Bruch sein. Oft ist auch die nächste Generation des bestehenden Systems eine sinnvolle Option. Entscheidend ist, die Situation frühzeitig einzuordnen – und nicht erst zu reagieren, wenn Handlungsoptionen fehlen.
Wenn Optimierung nicht mehr reicht
Ein CMS-Wechsel ist kein Selbstzweck. Und es gibt auch nicht das eine beste System. Unterschiedliche Unternehmen haben unterschiedliche Anforderungen – organisatorisch, technisch und strategisch. Entscheidend ist deshalb nicht der Tool-Vergleich, sondern die Frage, welches CMS zur eigenen Realität passt und auch in den kommenden Jahren tragfähig bleibt.
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